Kategorie: Veröffentlichungen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern regelt. Sie betrifft auch Background Checks (Hintergrundüberprüfungen) von Bewerbern in Deutschland. Die DSGVO hat folgende Auswirkungen auf Background Checks:

Rechtmäßigkeit und Transparenz: Background Checks müssen nach Artikel 6 der DSGVO rechtmäßig, fair und transparent sein. Arbeitgeber müssen eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern haben, z. B. aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, zum Schutz lebenswichtiger Interessen oder zur Erfüllung eines Vertrags.

Informationspflicht: Arbeitgeber sind verpflichtet, Bewerber über den Umfang und Zweck der Hintergrundüberprüfung, die Art der gesammelten Daten und ihre Rechte gemäß der DSGVO zu informieren (Artikel 13 und 14). Dies sollte vor der Durchführung der Überprüfung erfolgen, z. B. in der Stellenanzeige oder während des Bewerbungsgesprächs.

Datensparsamkeit: Gemäß Artikel 5 der DSGVO sollten Arbeitgeber nur diejenigen personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten, die für den Zweck der Hintergrundüberprüfung erforderlich sind. Überflüssige oder irrelevante Daten sollten nicht gesammelt oder gespeichert werden.

Datenlöschung: Arbeitgeber müssen personenbezogene Daten löschen, sobald sie für den Zweck der Hintergrundüberprüfung nicht mehr erforderlich sind, oder wenn der Bewerber seine Einwilligung widerruft (Artikel 17).

Recht auf Berichtigung und Widerspruch: Bewerber haben das Recht, unrichtige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen und unter bestimmten Umständen der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen (Artikel 16 und 21).

Datensicherheit: Arbeitgeber sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten (Artikel 32).

Auftragsverarbeitung: Wenn Arbeitgeber Dritte (z. B. Background-Check-Unternehmen) zur Durchführung von Hintergrundüberprüfungen beauftragen, müssen sie sicherstellen, dass diese die DSGVO einhalten. Hierzu gehört die Unterzeichnung einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Artikel 28).

Dokumentation und Rechenschaftspflicht: Arbeitgeber müssen in der Lage sein, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen und bei Bedarf den zuständigen Datenschutzbehörden Bericht zu erstatten (Artikel 24 und 30).

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber in Deutschland sich der Anforderungen der DSGVO bei der Durchführung von Background Checks bewusst sind und entsprechende Richtlinien und Verfahren implementieren, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Ein Business Partner Compliance Check ist ein Prozess, bei dem Unternehmen die Einhaltung von gesetzlichen, regulatorischen und internen Richtlinien durch ihre Geschäftspartner überprüfen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Geschäftspartner ethisch handeln und die relevanten Vorschriften einhalten, um potenzielle Risiken wie Korruption, Geldwäsche, Betrug oder Verstöße gegen Menschenrechte zu minimieren.

Ein Business Partner Compliance Check kann folgende Aspekte umfassen:

Due Diligence: Untersuchung der Geschäftspartner, um deren Hintergrund, Eigentumsverhältnisse, Geschäftspraktiken und Reputation zu bewerten.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Überprüfung, ob der Geschäftspartner alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhält, einschließlich Anti-Korruptions-, Anti-Geldwäsche- und Datenschutzgesetze.

Verhaltenskodex: Beurteilung, ob der Geschäftspartner einen Verhaltenskodex oder Ethikrichtlinien hat, die mit den Werten und Richtlinien des Unternehmens übereinstimmen.

Finanzielle Stabilität: Überprüfung der finanziellen Stabilität des Geschäftspartners, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in der Lage ist, seinen vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen.

Qualitätsmanagement: Bewertung der Qualitätsmanagementprozesse und -systeme des Geschäftspartners, um sicherzustellen, dass die erbrachten Produkte oder Dienstleistungen den Standards entsprechen.

Umwelt- und Sozialverantwortung: Beurteilung der Umwelt- und Sozialverantwortungspraktiken des Geschäftspartners, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens entsprechen.

Risikomanagement: Analyse der Risikomanagementstrategien und -prozesse des Geschäftspartners, um potenzielle Risiken zu identifizieren und angemessene Kontrollmaßnahmen zu implementieren.

Vertragliche Vereinbarungen: Überprüfung der Verträge und Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und dem Geschäftspartner, um sicherzustellen, dass sie angemessene Compliance-Klauseln enthalten.

Monitoring und Audits: Durchführung regelmäßiger Überwachungs- und Auditmaßnahmen, um die fortlaufende Einhaltung der Compliance-Anforderungen durch den Geschäftspartner zu gewährleisten.

Schulung und Sensibilisierung: Bereitstellung von Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für Geschäftspartner, um deren Verständnis und Einhaltung der Compliance-Anforderungen zu fördern.

Ein effektiver Business Partner Compliance Check hilft Unternehmen, ihre Reputation zu schützen, Strafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und nachhaltige und ethische Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Das polizeiliche Führungszeugnis in Deutschland ist ein offizielles Dokument, das Informationen über bestimmte strafrechtliche Verurteilungen einer Person enthält. Es wird häufig von Arbeitgebern oder anderen Organisationen angefordert, um die Zuverlässigkeit und Eignung einer Person für eine bestimmte Position oder Tätigkeit zu überprüfen.

Obwohl das polizeiliche Führungszeugnis eine wichtige Rolle bei der Prüfung der Integrität einer Person spielt, ist es aus verschiedenen Gründen nur bedingt aussagekräftig:

Tilgungsfristen: In Deutschland unterliegen Eintragungen im polizeilichen Führungszeugnis Tilgungsfristen, die je nach Art und Schwere der Verurteilung variieren. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Eintragungen automatisch gelöscht. Das bedeutet, dass das Führungszeugnis möglicherweise keine Informationen über frühere Verurteilungen enthält, die bereits getilgt wurden.

Auswahl der Eintragungen: Nicht alle strafrechtlichen Verurteilungen erscheinen im polizeilichen Führungszeugnis. Nur bestimmte Verurteilungen, die über einer bestimmten Strafgrenze liegen oder als besonders relevant für die Beurteilung der Eignung einer Person gelten, werden aufgenommen. Das Führungszeugnis gibt daher möglicherweise kein vollständiges Bild über das Strafregister einer Person.

Keine Informationen über laufende Ermittlungen: Das polizeiliche Führungszeugnis enthält keine Informationen über laufende strafrechtliche Ermittlungen oder Verfahren. Daher kann es sein, dass eine Person, gegen die aktuell ermittelt wird, ein „sauberes“ Führungszeugnis vorlegt.

Datenschutz und Persönlichkeitsrechte: In Deutschland sind das Datenschutzrecht und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung wichtige Grundsätze. Daher werden im polizeilichen Führungszeugnis nur bestimmte Informationen preisgegeben, um die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen zu schützen.

Führungszeugnis ist Momentaufnahme: Das polizeiliche Führungszeugnis stellt lediglich eine Momentaufnahme der strafrechtlichen Verurteilungen einer Person zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Es gibt keine Informationen über das Verhalten oder die Zuverlässigkeit der Person seit der letzten Verurteilung oder seit der Ausstellung des Führungszeugnisses.

Aus diesen Gründen ist das polizeiliche Führungszeugnis in Deutschland nur bedingt aussagekräftig und sollte als ein Teil der Beurteilung der Eignung einer Person für eine bestimmte Position oder Tätigkeit betrachtet werden.

US-amerikanische Dienstleister können in Europa Pre-Employment-Screenings durchführen.

Es gibt jedoch einige wichtige Gesetze und Bestimmungen, die dabei beachtet werden müssen, um die Privatsphäre der Bewerber zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO ist ein umfassendes Datenschutzgesetz, das für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union gilt. Unternehmen, die in Europa tätig sind oder personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, müssen die Bestimmungen der DSGVO einhalten. Dies gilt auch für US-amerikanische Dienstleister, die Pre-Employment-Screenings in Europa durchführen.

Einhaltung nationaler Gesetze: Zusätzlich zur DSGVO müssen US-amerikanische Dienstleister auch die nationalen Datenschutzgesetze und -bestimmungen der einzelnen europäischen Länder einhalten, in denen sie tätig sind.

Datenschutzschild (Privacy Shield): Das Datenschutzschild war ein Abkommen zwischen den USA und der EU, das den Datenschutz von EU-Bürgern regelte, wenn ihre Daten von Unternehmen in den USA verarbeitet wurden. Im Juli 2020 hat der Europäische Gerichtshof das Datenschutzschild jedoch für ungültig erklärt. US-amerikanische Dienstleister müssen nun alternative rechtliche Mechanismen wie Standardvertragsklauseln oder verbindliche unternehmensinterne Vorschriften nutzen, um personenbezogene Daten aus der EU in die USA zu übermitteln und zu verarbeiten.

Informationspflicht und Einwilligung: Unternehmen müssen Bewerber darüber informieren, dass ein Pre-Employment-Screening durchgeführt wird, und in vielen Fällen die ausdrückliche Zustimmung der Bewerber einholen, bevor sie personenbezogene Daten für diesen Zweck verarbeiten.

Datensparsamkeit: Unternehmen sollten nur die für das Screening erforderlichen personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten. Dabei sollte der Grundsatz der Datensparsamkeit beachtet werden.

Rechte der Betroffenen: Die DSGVO gewährt den Betroffenen verschiedene Rechte, wie das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. US-amerikanische Dienstleister müssen sicherstellen, dass sie diese Rechte bei der Durchführung von Pre-Employment-Screenings in Europa respektieren und einhalten.

Um rechtliche Probleme als Auftraggeber zu vermeiden, sollte man sehr sorgsam bei der Dienstleisterauswahl vorgehen, insbesondere wenn man mit einem nicht – europäischen Anbieter zusammenarbeiten möchte oder muss.